Как провести архивную обработку, составить и оформить опись дел строительных организаций для передачи их в архив

В процессе работы в любой строительной компании скапливается огромное множество различной документации, которую необходимо не только правильно вести, но и надлежащим образом подготавливать для передачи в архивные учреждения или отправлять на утилизацию.

Если правильно вести работу с документацией, а именно проводить сортирование накопившихся бумаг, выделять дела на передачу хранение в архивы, на утилизацию, то это поможет не только быстро находить необходимый документ, но и избежать серьезных последствий, в виде несения ответственности с учетом установленных законодательством нормативов. Так же правильный подход к работе с бумагами поднимает рейтинги строительной компании, ведь всегда приятно работать с такой фирмой, где все дела в порядке!

При проведении архивирования обработка бумаг строительных организаций проводиться в установленном порядке, с определением всех сроков, которые отведены на хранение бумажных носителей информации.

Какие сроки хранения имеют документы строительных компаний?

В разных отделах строительной компании заводятся различные бумаги, и каждая из них имеет свой срок для последующего хранения. При определении сроков хранения документации необходимо опираться на типовые документы, перечень типовой, где указаны каждый вид бумаг и срок хранения, так же следует опираться на кодексы, закон.

К примеру, в отделе бухгалтерии в каждой строительной компании создаются такие бумаги, как отчеты, счета-фактуры, регистры, заводиться первичка, составляются годовые, квартальные бухгалтерские отчетности, хранятся данные счетов личного состава, партнеров, клиентов и прочая документация. Исходя из создаваемой документации, необходимо правильно определять сроки хранения, так, первичка храниться пять лет, с момента выхода ее из документооборота, а отчеты годовые – постоянно, то есть пока существует строительная компания. А вот, к примеру, те документы, где есть информация о владельце собственности, какие-либо планы застроек, чертежи, сметы – они хранятся постоянно, так как имеют историческую ценность.

Исходя из вышеприведенных примеров, можно выделить дела краткосрочного хранения, то есть такие, которые хранятся меньше десяти лет; долгосрочные – больше десятилетнего периода и постоянные, такие документы считаются важными и представляют историческую важность – они хранятся постоянно, даже после ликвидации строительной компании.
После определения периода хранения бумаг, необходимо составить и оформить опись дел для передачи их в архив и на утилизацию вторсырья.

Что такое опись дел строительных компаний?

Опись дел строительных организаций считается базовым архивным видом справочника, который используется в архивных учреждениях, ведь он служит фундаментом при создании всех остальных видов справочников архивной системы, таких как каталоги, путеводители, указатели и прочее. Поэтому необходимо качественно создавать опись.

Если создается опись дел постоянного периода хранения, следует знать, что она изготавливается на стандартном бланке, в отличие от описи дел, имеющих временный период хранения, которая создается в произвольной форме. Такая опись изготавливается в четырех экземплярах. То, что относиться к описи дел личного состава строительной организации, то ее составляют в трех экземплярах, и она храниться семьдесят пять лет.